A Craftosphere előtti időkből. Az alapítónk 2013 és 2019 között üzleti rendszereket készített és tartott karban kisvállalkozásoknak. Ez a történet abból az időszakból való. Ez egy anonomizált változat: nincsenek nevek, azonosításra alkalmas ágazat, és a részleteket megváltoztattuk, ahol a tanulságot nem érintik.

Történetek Korábbi munka, 2014

Jó kezekben

Egy ügyvédi iroda ügyfélletéteinek kezelése az ügyhöz kapcsolva, olyan rendszerben, amely beépítve ismerte a szabályokat

Egy ügyvédi iroda letéteket kezelt az ügyfelei számára: írásos megállapodás alapján őrzött pénzt vagy értéktárgyat, amelyet csak a letevő utasítására lehet kiadni. A törvény nyilvántartást, elkülönített számlát és minden kiadás pontos dokumentálását írja elő. Az irodában a szerződések papíralapúak voltak. A letét nyilvántartását az ügy részévé tettem az ügyviteli rendszerben, így az ügyön dolgozó ügyvéd egy helyen látta a letétet, az állapotát és a rá vonatkozó szabályokat.

A letét
ügyfél részére, szabályok szerint őrzött pénz
Nyilvántartás
fajta, összeg, deviza, jegybanki középárfolyam, állapot, ki adhatja ki
Utána
a letét adatai egy helyen, az ügynél

Előzmények

Az ügyvédi letét olyan pénz vagy értéktárgy, amelyet az ügyvéd az ügyfele részére őriz. Mindegyik mögött írásos megállapodás áll. Háromféle van: egy feltétel teljesüléséig őrzött pénz, az ügy költségeinek fedezésére szolgáló pénz, és megőrzésre átvett tárgy. A törvény szigorúan előírja, mi az ügyvéd dolga: nyilvántartást kell vezetnie, a pénzt az iroda saját pénzétől elkülönítve kell tartania, csak utasításra adhatja ki, és soha nem használhatja. Az irodában a szerződéseket papíron, dossziékban tárolták. Az ügyön dolgozó ügyvéd általában nem ugyanaz volt, aki a letétet intézte. Az adatok így szétszóródtak, és az ügyvédnek több helyről kellett összeszednie őket: a papírdossziéból, attól a kollégától, aki a letétet intézte, és abból, amit máshol feljegyeztek.

A megoldás

A letét az ügyhöz kapcsolt tétel lett az iroda ügykezelő rendszerében. Letétenként: a fajtája, az összeg, a deviza, az állapot, a kiadás feltételei, és hogy ki jogosult kiadni. Devizában letett pénznél a rendszer a jegybanki középárfolyamot is nyilvántartotta, így amikor eljött az ideje, senkinek sem kellett azt kézzel kikeresnie.

Ennyi volt az egész modul. Se riportok, se workflow-motor. Egy letét, az ügyhöz csatolva, így az adatait egyből látni lehetett.

Eredmények

Az ügyet megnyitó ügyvéd látta a letétet és az adatait anélkül, hogy bárhol máshol utána kellett volna néznie. A törvény által előírt nyilvántartás pedig magától előállt abból, hogy a letéteket az ügyekhez kapcsoltuk, nem jelentett külön feladatot.

A tanulság

Ha egy nyilvántartásra szabályok vonatkoznak, annak ott a helye, ahol a munka tárgya is van.

Ha a pénzre szabályok vonatkoznak, a rendszernek ismernie kell a szabályokat és be kell azokat tartatnia. Az olyan adatokat, mint a deviza, a jegybanki középárfolyam, vagy hogy ki adhatja ki a letétet, a rendszer keresi ki, nem egy ember. Egy ember az ötödik keresésnél hibázhat, a rendszer minden alkalommal ugyanúgy keres.

Papíron a szabályok, dossziékban az adatok?

Hozzák a szabályokat, amelyeket kézzel követnek, és azokat az adatokat, amelyekre ezekhez szükség van. Egyenes választ kapnak arra, hogy megéri-e automatizálni, és lehet, hogy a válasz nem.

Időpontot foglalok További részletek