Történetek Esettanulmány: Egy Fortune 100-as technológiai cég HR-osztálya
Amikor a fizetések Excel-képleteken múlnak
Egy szabályozott kifizetés útja egy Excel-táblától egy erre a célra készült rendszerig, auditnaplóval és ötször annyi feldolgozott esettel
Egy Fortune 100-as technológiai cég HR-osztálya egyetlen Excel-táblában számolta ki a munkavállalóknak járó egyik szabályozott kifizetést. Kevesebb mint öten használták, és a szabályozás minden változásakor kézzel kellett átírni a képleteket. Néha a értékhez számhoz csak úgy lehetett eljutni, hogy valaki felülírt egy cellát.
Architektként és backend-fejlesztőként dolgoztam abban a kis csapatban, amely egy webalkalmazással váltotta ki ezt az Excel-táblát. A szabályok egy helyre kerültek, auditnaplóval és jóváhagyási folyamattal, a munkavállalói adatokat pedig nem begépelni kellett, hanem a rendszer maga töltötte be egy létező adatbázisból.
A HR becslése szerint naponta nagyjából ötször annyi esetet néztek át, és egy szabályozásváltozás többé nem jelentett rohamtempóban, kézzel átírt képleteket.
- Felhasználók
- kevesebb mint öt ember
- Első verzió
- néhány hónap alatt, 2020-ban
- Teljesítményjavulás
- naponta nagyjából ötször annyi eset
A kihívás
Ez az ügyfél egy nagyvállalat egyik osztálya volt, nem önálló kisvállalkozás. Az Excel-tábla viszont pontosan olyan volt, amilyeneket kis cégeknél látok: néhány ember dolgozik egyetlen fájl körül, a szabályok pedig részben a képletekben vannak, részben valakinek a fejében.
A számítás jó okkal volt bonyolult. Sok bemenete és sok kivétele volt, és mindegyik mögött egy jogszabály állt. Amikor a szabályozás változott, a képleteket is módosítani kellett, kézzel, még a következő eset előtt. Ha egy esetet a képletek nem tudtak kezelni, valaki felülírta az értéket. Minden ilyen módosítás megfelelőségi kockázat volt, egy megosztott mappában pedig nem lehetett követni, ki mit változtatott, és megakadályozni sem lehetett, hogy valaki olyasmit írjon át, amit nem kellene.
Amit tettünk
- 1
A már működő folyamat felgyorsítása
A folyamattal nem volt baj, az eszköz érte el a határait. Ezért az első verzió pontosan azt tudta, amit a táblázat, semmi többet, csak gyorsabban és biztonságosabban. A munkavállalói adatok begépelés helyett a központi adatbázisból érkeztek, a felhasználók pedig még azelőtt jelezték, mit csináltunk rosszul, hogy az bármibe került volna.
- 2
A szabályok ellenőrizhető helyre kerülnek
A szabályok egy helyre kerültek, a kivételeket is lekezeltük. Egy szabályozásváltozásból dátummal ellátott szabály lett, amelyet előre rögzítettünk, és a rendszer a hatálybalépés napjától automatikusan alkalmazta. A rendszer elutasította a nem megengedett felülírásokat, és minden változásnál naplózta, ki, mit és mikor módosított. Minden változtatás visszavonható volt, a négy szem elvéből pedig jóváhagyási folyamat lett: egy ember rögzíti az esetet, egy másik jóváhagyja. A szerepkörök határozták meg, ki melyik mezőt láthatja vagy szerkesztheti.
- 3
Bővítés, miután az alapok működtek
Amikor a HR látta, hogy a rendszer jól működik, még többet kért. A rendszer sablonok alapján e-mail-értesítéseket küldött, és elkészítette azokat a hivatalos dokumentumokat, amelyeket addig kézzel állítottak össze. Az Excel-export megmaradt, mert a mellékesen végzett elemzéseikhez továbbra is az Excel a megfelelő eszköz. Az első verzió néhány hónap alatt készült el. A kiegészítések, és annak kiderítése, melyikre van valóban szükség, kitöltötték az év hátralévő részét.
Mi változott
A HR becslése szerint naponta nagyjából ötször annyi esetet néztek át. Az idejük nem az adatok begépelésére ment el, hanem annak ellenőrzésére, hogy az adatok helyesek-e.
A szabályozásváltozásokat előre rögzítették, és a rendszer a hatálybalépés napjától automatikusan alkalmazta őket, így többé semmit nem kellett kapkodva megcsinálni. Minden számnak megvolt a nyoma: ki rögzítette, ki hagyta jóvá, és mi volt a korábbi érték. Ezt sokkal könnyebb jóváhagyatni egy auditorral, mint egy táblázatot egy megosztott mappában.
Amit tanultunk belőle
Csak olyan folyamatot váltunk ki, amely már működik. Ezt először felgyorsítottuk, és csak akkor adtunk hozzá új dolgokat, amikor az átalakított folyamat már hibátlanul futott. Fordított sorrendben a káoszt automatizáltuk volna.
Nem írunk szoftvert olyasmire, ami ritkán fordul elő. Heti egyszer öt percet nem éri meg automatizálni, hacsak egy jogszabály elő nem írja, hogy nyomon követhetőnek kell lennie. Akkor megéri.
2020-ban az első verzió azért készült néhány hónapig, mert minden kódsort emberek írtak. Ma a gépelést az AI végzi, a döntéseket egy fejlesztő hozza, és ugyanez az első verzió hetek alatt elkészül. Ami nem rövidül: kideríteni, mire van valójában szüksége az osztálynak. Ezért az első lépés az, hogy fél napot töltünk azokkal, akik a munkát végzik.
Az osztály nevét nem közöljük, a számítást pedig csak szabályozott HR-kifizetésként írjuk le. Egy beszélgetés során többet is el tudok mondani.
További történetek
Minden esettanulmány Minden történet
Továbbiak vállalkozásoknak
Korábbi munka 2017
Szeretnék fizetni
Több ezer fizetési értesítő előre kitöltött csekkel, hogy a háttérirodának ne kelljen többé a hibás befizetéseket javítgatnia
A fizetési értesítők üres csekkel mentek ki, és néhány befizető rosszul töltötte ki őket. Mi változott, mi nem, és mi a tanulság.
ElolvasomKorábbi munka 2017
Áramvonalas számlázás
Nyolc villanyóra, tízmásodpercenkénti méréssel, és egy heti kimutatás, amely Excel-bűvészkedés nélkül adja meg az ügyfelenkénti végső fogyasztást
Egy létesítmény olyan naplófájlok alapján számlázta az áramfogyasztást, amelyek túl nagyok voltak ahhoz, hogy bárki érdemben dolgozni tudjon velük. Mi váltotta ki az Excellel töltött délutánokat, miért bíztak meg benne hamar, és mi a tanulság.
ElolvasomKorábbi munka 2015
A félreértések ára
Egy teljes projektmenedzsment-rendszer, minden bemutatón jóváhagyva, pedig csak egy teendőlista kellett volna
A rendszer teljes egészében elkészült, minden bemutatón jóváhagyták, a végén mégsem azt kapták, amit szerettek volna. Mit kért az ügyfél, mire volt valójában szüksége, miért nem vette észre senki, és mit csinálok azóta másképp.
ElolvasomEgy jogszabály betartása egy Excel-táblán múlik?
Hozzák el a fájlt és a mögötte álló szabályokat. Egyenes választ kapnak arra, hogy érdemes-e hozzányúlni, és lehet, hogy a válasz nem.