A Craftosphere előtti időkből. Az alapítónk 2013 és 2019 között üzleti rendszereket készített és tartott karban kisvállalkozásoknak. Ez a történet abból az időszakból való. Ez egy anonomizált változat: nincsenek nevek, azonosításra alkalmas ágazat, és a részleteket megváltoztattuk, ahol a tanulságot nem érintik.

Történetek Korábbi munka, 2017

Áramvonalas számlázás

Nyolc villanyóra, tízmásodpercenkénti méréssel, és egy heti kimutatás, amely Excel-bűvészkedés nélkül adja meg az ügyfelenkénti végső fogyasztást

Egy létesítmény a használóinak az ott tartózkodásuk alatt elfogyasztott áramot számlázta ki. Egy délutánnyi fájlkezelést és Excel-átalakítást váltottam ki egy kimutatással, amely minden héten e-mailben érkezett, ügyfelenként egy értékkel. A számok egyeztek azzal, amit addig kézzel számoltak, ezért hamar megbíztak benne, és azóta senki sem nyitott meg egyetlen ilyen fájlt sem.

Az adat
nyolc villanyóra, tízmásodpercenként egy mérés, PC-nként egy naponta rotálódó naplófájl
Előtte
kézzel Excelbe töltött fájlok, lassan és sok hibalehetőséggel
Utána
ügyfelenként egy érték, heti e-mailben

Előzmények

Nyolc helyszínen nyolc villanyóra volt, mindegyik soros kábellel a saját számítógépére kötve. Minden számítógép tízmásodpercenként hozzáfűzte az aktuális mérőállást a saját, rotálódó naplófájljához. A létesítmény ügyfelei egy-egy időszakra vették igénybe a helyet, és az ez idő alatt elfogyasztott áramot fizették ki, így valakinek ezekből a fájlokból ügyfelenként egy fogyasztási értéket kellett kiszámítania.

Remote lemásolták a fájlokat a számítógépekről, beimportálták Excelbe, megkeresték az ügyfél ott tartózkodásának elején és végén mért állást, és kivonták őket egymásból. A fájlok óriásiak voltak, az Excel homokórázott, és az importot minden ügyfélnél, minden helyszínnél és minden időszaknál meg kellett ismételni. Ha valami félrement, az ügyfél túl sokat vagy túl keveset fizetett. Mindkettő kellemetlen, és mindkettő egy telefonhívással jár.

A megoldás

A villanyórákon semmi nem változott. A különbség a naplófájlok automatikus feldolgozása volt: az új rendszer ütemezetten begyűjtötte a fájlokat, kiszűrte a duplán rögzített méréseket, figyelmen kívül hagyta a hibás sorokat, a többit pedig adatbázisba töltötte. A nyers fájlok érintetlenül a lemezen maradtak, ha valakinek valaha szüksége lenne rájuk.

A rendszer már ismerte az ügyfeleket és a lefoglalt időszakaikat, így további információra nem volt szükség a kimutatás elkészítéséhez. Minden héten kiment egy e-mail, benne ügyfelenként a fogyasztás arra az időszakra, amíg a helyet használták. Ügyfelenként egy érték, ami rögtön számlázható.

Eredmények

Az első kimutatásokat összevetették a kézzel számolt eredményekkel. Egyeztek, ezért hamar megbíztak benne. Ettől kezdve a kollégák csak kimásolták az ügyfélhez tartozó értéket az e-mailből, és beírták a számlára. Senki sem nyitotta meg többé azokat a fájlokat, és senkinek sem kellett az Excelre várnia.

A megspórolt munkaórákról nincs tudomásom, de egy többlépéses folyamatból, amelyet valakinek kézzel kellett elvégeznie, egy heti e-mail lett, amellyel senkinek sem kell foglalkoznia.

A tanulság

Nagy mennyiségű adat kezelésében a számítógép kiváló, az ember nem. Ha előre tudjuk, hogyan kell feldolgozni az adatokat, az automatizálás gyorsan megtérül. Az első változatnak ugyanazokat a számokat kell eredményeznie, amelyekben az emberek már megbíznak, csak ezek után lehet tovább javítani rajta.

Melyik kimutatás visz el egy egész délutánt?

Hozzák a fájlokat, és mutassák meg, milyen lépésekkel jutnak el az értékekig. Egyenes választ kapnak arra, hogy megéri-e megoldani, és lehet, hogy a válasz nem.

Időpontot foglalok További részletek