A Craftosphere előtti időkből. Az alapítónk 2013 és 2019 között üzleti rendszereket készített és tartott karban kisvállalkozásoknak. Ez a történet abból az időszakból való. Ez egy anonomizált változat: nincsenek nevek, azonosításra alkalmas ágazat, és a részleteket megváltoztattuk, ahol a tanulságot nem érintik.

Történetek Korábbi munka, 2017

Szeretnék fizetni

Több ezer fizetési értesítő előre kitöltött csekkel, hogy a háttérirodának ne kelljen többé a hibás befizetéseket javítgatnia

Egy szervezet rendszeresen több ezer embernek küldött fizetési értesítőt, mindegyik levélhez üres csekket mellékelve. Az emberek kézzel töltötték ki a csekket, és néhányan elrontották. Minden rosszul kitöltött csekk egy olyan befizetés volt, amelyet valakinek a háttérirodában kezelnie kellett. Lecseréltem a nyomtatást végző alkalmazást, így a csekk már kitöltve érkezett. A nyomtatók, a papír, a borítékok és az adatok pontosan ugyanazok maradtak, mint korábban.

A feladat
rendszeresen több ezer levél, mindegyikben egy csekk
Ami változott
csak a nyomtatást végző alkalmazás
Eredmény
elégedettek voltak, de statisztikákat nem osztottak meg

Előzmények

A leveleket a szervezet meglévő adataiból állították elő, a saját nyomtatóikon nyomtatták előnyomott űrlapokra, és ugyanezek a gépek hajtogatták és borítékolták őket. A mellékelt csekk üresen maradt. Aki csekken akart fizetni, maga írta rá az összeget és a közleményt.

A kézzel kitöltött csekken könnyű hibázni. Egy rossz összeg vagy egy hiányzó közlemény, és a befizetés rossz számlán kerül elszámolásra, vagy sehol. Ezekből mind kézi munka lett a befizetéseket fogadó embereknek: megkeresni, párosítani, rendbe tenni, írni a befizetőnek. A hibát a befizető követte el, de az árát a levél küldője fizette meg.

A megoldás

Egyetlen dolog változott: a nyomtatást végző alkalmazás. Ugyanazokból az adatfájlokból ugyanaz a nyomtató nyomtatta ki a leveleket, mint addig, de az összeget, a közleményt, és az elektronikus fizetést lehetővé tévő QR-kódot is elhelyezte a csekk megfelelő rovataiban, több ezerszer. A gépek ugyanúgy hajtogattak és borítékoltak, mint mindig. A szervezet szemszögéből a nyomtatás napja semmiben nem különbözött a korábbiaktól.

Eredmények

A szervezet statisztikáit sosem láttam. Azt viszont tudom, hogy a kitöltve érkező csekket nem lehet rosszul kitölteni, így a hibás fizetések megszűntek, és a háttérirodai munkának már csak a nemfizető embereket kellett kezelnie.

A tanulság

A hibát ott célszerű javítani, ahol keletkezik. Ahol nincs hibalehetőség, ott hiba sincs, és nem kell hiányzó vagy hibás befizetéseket kijavítani.

Igyekszem nem újratervezni azt, amit az emberek csinálnak. Csak az alkalmazás változott, és mivel a felhasználók szempontjából a nyomtatás ugyanúgy zajlott, senkit sem kellett meggyőzni, betanítani, és új beszerzésekre sem volt szükség.

Néha az unalmas részletben rejlik a legnagyobb hozzáadott érték. Hogy az összeg és a közlemény minden levélen a megfelelő rovatba kerüljön, az önmagában is lehet egy projekt.

Hol javítja a háttérirodájuk mások hibáit?

Mutassák meg azt a hibát, amivel minden héten szembesülnek. Egyenes választ kapnak arra, hogy megéri-e megoldani, és lehet, hogy a válasz nem.

Időpontot foglalok További részletek