A Craftosphere előtti időkből. Az alapítónk 2013 és 2019 között üzleti rendszereket készített és tartott karban kisvállalkozásoknak. Ez a történet abból az időszakból való. Ez egy anonomizált változat: nincsenek nevek, azonosításra alkalmas ágazat, és a részleteket megváltoztattuk, ahol a tanulságot nem érintik.

Történetek Korábbi munka, 2015

A félreértések ára

Egy teljes projektmenedzsment-rendszer, minden bemutatón jóváhagyva, pedig csak egy teendőlista kellett volna

Egy iroda egy projektmenedzsment-rendszer fejlesztését kérte. Először leültünk velük, hogy kiderítsük, mire van szükségük, aztán lépésről lépésre építettük a rendszert, rendszeres bemutatókkal. Minden alkalommal pozitív visszajelzéseket kaptunk. A záró bemutatón mégis azt mondták, hogy a rendszer túl bonyolult, és nem látják benne a feladatlistákat.

Számukra a projektmenedzsment szofisztikált teendőlistákat jelentett: ki mit csinál, ki mit lát (senki nem látja más feladatait), és ki veszi át a munkát, ha egy kolléga szabadságon van. A rendszert átadtuk. De nem erre volt szükségük.

Amit kértek
egy projektmenedzsment-rendszer
Amit átadtunk
egy teljes rendszer, minden bemutatón jóváhagyva
Amire szükség volt
egy teendőlista, helyettesítéssel szabadság és betegség idejére

Amit kértek

Projektmenedzsment-rendszert szerettek volna. Amikor leültünk, hogy kiderítsük, mire van szükségük, arról beszéltünk, ami egy ilyen rendszerben lenni szokott: feladatlisták, Gantt-diagramok, mérföldkövek, részfeladatok.

Két saját követelményt is hozzátettek. Egy feladatot csak az láthatott, akinek el kellett végeznie, mert érzékeny ügyfélanyagokról volt szó, ezért a szerepköröket és a felelősségi köröket szigorúan kellett kezelni. És ha valaki szabadságon vagy betegszabadságon volt, egy kollégának át kellett tudnia venni a munkáját arra az időszakra, és csak arra, vagyis addig látnia kellett az ő feladatait is a sajátjain felül.

Mint később kiderült, ez a két követelmény volt a valódi igény. A fejlesztői oldalról ezt senki nem így értelmezte. Én sem.

Ami készült

Egy teljes projektmenedzsment-rendszert adtam át: mérföldkövek, feladatok, részfeladatok, szerepkörök, időszakra szóló helyettesítés, és mind működött. Kis lépésekben építettük, minden lépést bemutattunk, és minden bemutatón azt mondták, jól néz ki.

A záró bemutatón azt mondták, túl bonyolult. Nem látták a feladatlistákat. Minden benne volt, amit kértek, csak éppen az veszett el a részletekben, amit valójában akartak.

A végeredmény

Nem akarták folytatni a projektet. Működő szoftvert adtunk át, amelyet senki nem használt. Nem számláztuk ki, és elvesztettük az ügyfelet.

Két dolog csúszott félre:

  1. A termékfelelősünk nem ismerte fel a valódi igényt. A „projektmenedzsment-rendszer” kifejezést szó szerint vettük, a két szokatlan követelményt pedig funkcióként kezeltük, nem a lényegként.
  2. Az ügyfél a korábbi bemutatókon nem szólt, hogy nem azt látja, amit keres, mert egy működő szoftver bemutatóján nehéz kifogást emelni. Az emberek akkor mondják, hogy „jól néz ki”, amikor még nem tudják, mit is látnak.

Amit azóta másképp csinálok

Papíralapú prototípusokkal kezdek. Kézzel rajzolt képernyőkkel, amelyeket az ügyfél kézbe vehet, és egy délután alatt elvethet. A „projektmenedzsment” és a „teendőlista” közti eltérés már az első megbeszélésen kiderült volna, amikor még semmibe nem került.

Példákkal dolgozom. Nem azt mondom, hogy „a rendszer támogatja a helyettesítést”, hanem azt, hogy „amikor Anna hétfőtől péntekig szabadságon van, Barbara látja mindkettejük feladatait, de senki más nem, szombaton pedig már Barbara sem”. Az absztrakciót mindenki a maga módján érti, a példát mindenki ugyanúgy.

Ezért nálam az első lépés fél nap azokkal, akik az adott munkát végzik, és egy írásos kiértékelés arról, mit érdemes elkészíteni, mielőtt bármi elkészülne. Néha a kiértékelés eredménye: egy teendőlista.

Még nem tudják pontosan, mire van szükségük? Annál jobb.

Nem a megoldással kezdünk, hanem azzal, hogyan dolgoznak ma. Egyenes választ kapnak arra, hogy érdemes-e hozzányúlni, és a válasz lehet egy nem.

Időpontot foglalok További részletek